Home » Uncategorized » 7 top tips voor het voeren van goede functioneringsgesprekken

7 top tips voor het voeren van goede functioneringsgesprekken

06 december 2017 Uncategorized

7 top tips voor het voeren van goede functioneringsgesprekken

Functioneringsgesprekken, voor veel leidinggevenden is het een terugkerend noodzakelijk kwaad. Want het leidt zo af van de dagelijkse waan van de dag en het kost zo veel tijd ….

Het kan je echter ook veel opleveren …

Daarom in dit blog mijn 7 top tips voor goede functioneringsgesprekken

Top tip 1: Doe het goed of doe het niet, bereid je voor!

Functioneringsgesprekken kosten sowieso tijd. Dus als je het gaat doen, neem dan die extra tijd en de verantwoordelijkheid om je ook daadwerkelijk te verdiepen in het functioneren en de ontwikkeling van je medewerkers. Zorg dat je op de hoogte bent. Verzamel informatie. Vraag welke tools daarvoor voorhanden zijn bij je P&O’ er (of vraag mij naar de mogelijkheden).
En bedenk je dat functioneringsgesprekken veruit op 1 staan als het gaat om het motiveren voor medewerkers. Een leidinggevende die werkelijk geinteresseerd is, is onbetaalbaar.

Top tip 2: Maak altijd van tevoren duidelijk om wat voor gesprek het gaat

Dan is het voor iedereen duidelijk en weet iedereen waar die aan toe is. Een functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek over het functioneren van de medewerker in de breedste zin van het woord. Ook de samenwerking met de collega’s en de leidinggevende komt hierin aan bod.
Daarnaast is het zo dat gesprekken waarin wel gemeld wordt wat er goed gaat en wat er verbeterd dient te worden, maar die niet als functioneringsgesprek zijn benoemd zorgen voor een juridisch zwakker dossier.

Toptip 3: Ga open de dialoog aan

Stel open vragen en sta open voor wat je terug krijgt. Je hoeft heus niet alles over je kant te laten gaan, maar als je zelf al met een (voor)oordeel het gesprek in gaat, dan is de kans nihil dat het een constructief gesprek wordt. Iedere medewerker is anders en vraagt een andere benadering, maar elke medewerker is gebaat bij een open dialoog. Zie voor meer informatie hierover ook leiderschapsontwikkeling.

Toptip 4: Zorg dat wat je zegt geen verrassing is voor de medewerker

Als je in een functioneringsgesprek nieuws hebt voor je medewerker dat als een volslagen verrassing komt, dan heb je je werk door het jaar heen niet gedaan. Een functioneringsgesprek is een van de vele gesprekken die onderdeel zijn van je relatie tot je medewerkers. Natuurlijk, dit is een formeel moment waarop zaken ook formeel vastgelegd worden. Maar ook gesprekken op de gang of bij de koffieautomaat zijn enorm waardevol. En als een medewerker volgens jou stevige ontwikkelpunten heeft, dan kan je daar niet mee wachten tot in het functioneringsgesprek.

Toptip 5: Concentreer je op ontwikkeling

Natuurlijk moet je ook benoemen wat er niet of minder goed gaat, maar door de insteek van ontwikkeling te kiezen wordt het gesprek, voor medewerkers, een stuk minder beladen. Er spreekt vertrouwen uit deze aanpak, in plaats van een ‘ afreken’ cultuur.

Toptip 6: Durf te zeggen waar het op staat

Als je blij bent met wat een medewerker gedaan heeft, benoem dat dan ook zo. Zowel in het gesprek als in het verslag.
Als je niet blij bent met de ontwikkeling of voortgang van de medewerker, benoem dat dan ook. En benoem vooral wat de consequenties ervan zijn als dat gedrag niet verbetert. Je hoeft echt niet direct te dreigen met ontslag, tenzij iemand met zijn handen onrechtmatig in de kas heeft gezeten. In zo’n geval zou je zelfs nog ontslag op staande voet kunnen overwegen (bel me gerust voor een half uur gratis advies als je zoiets tegenkomt). Maar maak wel duidelijk wat het vervolgtraject gaat zijn. Bijvoorbeeld een onvoldoende beoordeling als het gedrag niet verbetert. En dat drie onvoldoende beoordelingen wel tot ontslag leiden.

Toptip 7: Zorg voor goede verslaglegging

Houd je zo veel mogelijk aan wat er daadwerkelijk is gezegd in het gesprek. Hierdoor herkent de medewerker zich in het verslag en dat levert minder discussie op. En het is natuurlijk ook wel net zo fair.
Ben duidelijk over wat het gezegde voor consequenties heeft en zet dit ook op papier. Ja dat is soms niet leuk (en soms juist ook wel). Als iemand echt excelleert in wat hij doet dan is het ook fijn om dat terug te zien op papier. Ook is het fijn om te weten wat dat voor gevolgen kan hebben. Bijvoorbeeld als het gaat om loopbaanontwikkeling, promotie of een extra beloning in welke vorm dan ook. Dat hoeft niet direct financieel te zijn. Maar leg het vast.

En dan nu aan de slag! Als je nog vragen hebt of behoefte hebt aan ondersteuning, neem dan hier contact met me op. Het eerste half uur advies is gratis.


admin